Аутсорсинг кадрового делопроизводства — это полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной компании-провайдеру 12. Для малого бизнеса это стратегическое решение, которое позволяет оптимизировать процессы, сократить расходы и минимизировать риски, связанные с нарушением трудового законодательства 3. Вместо найма штатного кадровика или возложения этих обязанностей на бухгалтера или руководителя, компания получает доступ к команде экспертов 4.
Когда малому бизнесу стоит задуматься об аутсорсинге?
Передача кадровых функций на аутсорсинг особенно актуальна в следующих случаях:
- На старте бизнеса. Когда в штат нанимаются первые сотрудники, но выстроенной системы кадрового учета еще нет 5.
- Небольшой штат. Если в компании мало сотрудников и объем кадровых задач невелик, содержать отдельного специалиста экономически невыгодно 51.
- Высокая нагрузка или текучесть кадров. При частом приеме и увольнении сотрудников или изменении условий труда объем документооборота резко возрастает 6.
- Отсутствие экспертизы. Если для ведения кадрового учета не хватает компетенций, например, при оформлении иностранных граждан или сотрудников с нестандартным графиком работы 6.
- Необходимость оптимизировать расходы. Аутсорсинг позволяет сократить затраты на содержание кадровой службы, включая зарплату, налоги, обучение и организацию рабочего места 4.
- Стремление сфокусироваться на главном. Передача рутинных кадровых задач освобождает время руководства и ключевых сотрудников для решения стратегических задач бизнеса 54.
Какие функции можно передать на аутсорсинг?
Компания-провайдер может взять на себя как весь комплекс кадрового делопроизводства, так и отдельные, наиболее трудоемкие задачи 63.
Основные передаваемые функции:
| Категория | Услуги |
|---|---|
| Документооборот | Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников; разработка и ведение трудовых договоров и должностных инструкций; ведение и учет трудовых книжек (в том числе электронных) 673. |
| Учет и отчетность | Ведение табеля учета рабочего времени; составление и ведение личных карточек сотрудников; подготовка и сдача кадровой отчетности в контролирующие органы 674. |
| Расчеты с персоналом | Расчет отпусков, компенсаций при увольнении; начисление зарплат, премий и бонусов 74. |
| Взаимодействие с органами | Коммуникации с трудовыми инспекциями, службой занятости и военкоматами (ведение воинского учета) 63. |
| Консультации и аудит | Консультирование по трудовому законодательству; проведение кадрового аудита для выявления и устранения нарушений 76. |
Рекомендации по выбору провайдера
- Оцените свои потребности. Прежде чем обращаться к аутсорсеру, определите объем и сложность ваших кадровых задач. Это поможет понять, нужен ли вам полный комплекс услуг или только отдельные функции 3.
- Изучите опыт и репутацию. Выбирайте провайдеров с опытом работы именно с малым бизнесом. Проверьте наличие аккредитации и отзывы клиентов 2.
- Обсудите технологии. Узнайте, какие программные решения использует провайдер (например, 1С: ЗУП) и есть ли у него онлайн-порталы для сотрудников, где можно самостоятельно оформлять справки или отпуска 43.
- Прозрачность ценообразования. Стоимость услуг обычно зависит от количества сотрудников и объема документооборота 63. Запросите подробный расчет и убедитесь, что в договоре четко прописан перечень услуг.
- Заключите подробный договор. В договоре должны быть четко зафиксированы все передаваемые функции, зоны ответственности сторон, порядок взаимодействия и гарантии конфиденциальности.
Реальные кейсы
Кейс 1: IT-стартап
Молодая IT-компания быстро росла, и основатели столкнулись с необходимостью официально оформлять сотрудников. Знаний в области ТК РФ не было, а нанимать HR-менеджера на полный день было преждевременно
- Решение: Компания передала кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Провайдер разработал шаблоны трудовых договоров, наладил процесс приема и увольнения, начал вести учет рабочего времени и отпусков.
- Результат: Стартап избежал штрафов за нарушения трудового законодательства и сэкономил на зарплате штатного кадровика, получив при этом квалифицированное сопровождение 51.
Кейс 2: Небольшая производственная компания
В компании с штатом 30 человек кадровым
